Nix ist unmöglich – Wie Unternehmen mithilfe der OKR-Methode Transparenz schaffen

Wisst ihr, welche Vision Euer Unternehmen hat? Kennt ihr die Unternehmensstrategie und welche Jahresziele aktuell verfolgt werden? Nein?

Aber warum auch mit den großen „Problemen“ befassen, auf dem eigenen Schreibtisch liegen ja schon genug offene To-Do’s. Die müssen erstmal abgearbeitet werden!

So oder so ähnlich geht es vielen Millionen von Arbeitnehmer:innen in anderen Unternehmen vermutlich auch. Das Problem daran ist aber nicht das Mindset der Mitarbeiter:innen oder die fehlende Motivation – das Problem liegt an der fehlenden Transparenz und Einbindung der Beteiligten. Das lähmt nicht nur die Anpassungsfähigkeit der Unternehmen, sondern auch die Strategieumsetzung. Durch Globalisierung, Digitalisierung und neue Anforderungen im Bereich der Nachhaltigkeit ist Flexibilität jedoch wichtiger denn je.

Eine Möglichkeit den sich immer schneller verändernden Bedingungen gerecht zu werden und die Mitarbeiter:innen mit ins Boot zu holen, ist das agile Management der Ziele durch OKR.

OKR steht für „Objectives und Key Results“. Hierbei handelt es sich um eine agile Methode zur gezielten Umsetzung von Strategien im Unternehmen. Dabei werden sogenannte Objectives aus der Strategie der Unternehmen abgeleitet. Die Objectives beschreiben den gewünschten qualitativen Zielzustand und sollten greifbar, richtungsweisend und ambitioniert sein. Die Key Results konkretisieren die Objectives. Sie dienen der quantitativen Messung des Fortschritts. Die Key Results werden auf die Unternehmensbereiche und Teams heruntergebrochen, sodass alle Beteiligten einen aktiven Beitrag zur Erreichung der Unternehmensziele liefern.

Voraussetzung dafür ist natürlich ein hohes Maß an Transparenz ausgehend vom Management über alle Hierarchieebenen des Unternehmens hinweg. So wird die Strategie für alle nachvollziehbar. Durch Festlegung der Ziele, sowohl Top-down als auch Bottom-up, werden die Mitarbeiter:innen kontinuierlich eingebunden und können am großen Ganzen mitwirken.

Agile OKR-Zyklen von 3-5 Monaten und regelmäßige OKR-Check-ins machen die Ergebnisse greifbar und verdeutlichen den kontinuierlichen Fortschritt. Jeder OKR-Zyklus besteht aus fünf Prozessschritten.

5 Prozessschritte eines OKR-Zyklus:

1. OKR-Planung:
   In Anlehnung an die Jahresziele legt das Management die OKRs auf Unternehmensebene fest. Auf Basis dessen planen die Teams eigenständig ihre OKRs.

2. OKR-Alignment:
   Die OKR-Verantwortlichen treffen sich zur Koordination der OKR-Planung der Teams.

3. Umsetzung & OKR-Check-ins:
   Regelmäßige Team-Meetings helfen, den Status kontinuierlich zu überprüfen.

4. OKR-Review:
   Am Ende eines Zyklus präsentieren die Teams den finalen Stand der OKRs und evaluieren die Ergebnisse.

5. OKR-Retrospektive:
   Innerhalb der Teams werden Verbesserungspotenziale des OKR-Prozesses identifiziert. Diese Termine finden ohne das Management statt.

Wir bei acondas wenden diese Methode nicht nur bei unseren Kunden, sondern auch bei unserer internen Arbeit erfolgreich an. Wir haben unseren Kollegen Christian gefragt, wie die OKR-Methode im Marketing- und Sales-Team bei acondas eingesetzt wird und welche Vorteile das mit sich bringt.

Was waren die Hauptgründe, für die Einführung der OKR-Methode?

Bei acondas kümmere ich mich um das Management von Employer Branding und Sales-Aktivitäten. Trotz vieler Initiativen und kreativer Ideen, konnten wir oftmals keinen wirklichen Effekt unserer Kampagnen feststellen bzw. beziffern. Wir hatten die Ziele und Erfolgskriterien einer Kampagne vorab nicht konkret definiert, sodass wir das Ergebnis eher „aus dem Bauch heraus“ bewerteten.

Ihr hattet also keine KPIs erhoben?

Doch, vor der Einführung der OKRs gab es sogar dedizierte Verantwortliche für das Thema Reporting. Allerdings war es so detailliert, dass wir die Masse der Kennziffern nicht völlig durchdrungen hatten. Es ist eher frustrierend auf viele stagnierende Zahlen zu schauen, ohne die wirklichen Gründe dahinter zu verstehen. Außerdem gab es eine zeitliche und personelle Trennung zwischen Kampagnendurchführung und -messung. Somit war es z.B. für unsere Social Media Managerin schwer möglich verschiedene Kampagnentypen zu testen, den Effekt sofort zu evaluieren und dann Kampagnen schrittweise zu optimieren. Stattdessen haben mit einem zeitlichen Versatz andere Personen die Zahlen ausgewertet, ohne den inhaltlichen Hintergrund zu kennen.

Wie hat die OKR-Methode geholfen, Transparenz und Fokus im Unternehmen zu verbessern?

Bei OKRs fühlt sich das gesamte Unternehmen für die Zielerreichung verantwortlich. Alle vom Marketing- und Sales-Team definierten Ziele und Erfolgskennziffern sind von den Gesamtunternehmenszielen abgeleitet. Dies hat in unserem Fall auch zu Transparenz und einem besseren Verständnis im Unternehmen geführt, welchen Beitrag Employer Branding zum Erreichen der Recruiting-Ziele leisten kann. Außerdem sind unsere Kennziffern als „Early Indicators“ sofort messbar. Es ist motivierend, wenn ich mit einer einzelnen Handlung ein Key Result in eine gewisse Richtung leiten kann. Durch regelmäßige OKR-Check-ins haben wir zudem eine Methode aufgebaut, um das Bewusstsein für unsere Prioritäten im gesamten Team zu verankern.

Ihr arbeitet also nur an Themen, die zu euren OKRs beitragen?

Oftmals spricht man von einer 70/30-Logik. So können wir einen Teil unserer Zeit für andere Themen verwenden, die wir nicht vernachlässigen können. Ich denke da z.B. an die Aktualisierung unserer Website-Inhalte oder Umsetzung rechtlicher Vorlagen. Aber umso höher der Fokus auf OKRs, umso besser auch für die individuelle Arbeitslast. Denn alles, was nicht zu unseren definierten Zielen beiträgt bzw. dringend notwendig ist, unterlassen wir.

Das hört sich ja alles nur positiv an. Gab es denn auch Hürden bei der Einführung der OKR-Methode und wie wurden sie bewältigt?

Der Erfolg steht und fällt mit der Qualität der definierten Objectives und Key Results. Es braucht Indikatoren, die sowohl sinnvoll beeinflussbar als auch kontinuierlich messbar sind. Hierfür muss sich das Team vorab genügend Zeit nehmen, selbst Expertise und ggf. notwendige Reporting-Tools aufbauen. Trotzdem kann viel schief gehen: wenn Ziele sich als nicht sinnvoll oder erreichbar erweisen, darf das Team nicht davor zurückschrecken sich selbst zu korrigieren. Außerdem führt die Transparenz dazu manchmal von „liebgewonnenen“ Initiativen Abschied zu nehmen, weil sie nicht den gewünschten Einfluss haben. Das kann schon manchmal schmerzen.

Hast du noch einen Tipp?

OKRs sind eine agile Methode. Das heißt eigenverantwortliche Teams müssen in der Lage sein, schnell Entscheidungen zu treffen und umzusetzen. So haben wir für bestimmte Maßnahmen vorher ein Budget mit dem Management abgestimmt, das wir dann in diesem Rahmen flexibel nutzen können. Nur so können wir Dinge testen und dann die langfristig erfolgreichsten Maßnahmen identifizieren. Gerade als Berater:innen möchten wir Entscheidungen immer bestmöglich vorbereiten – manchmal geht probieren, aber über studieren…

Mithilfe von OKR kann die Flexibilität der Unternehmen verbessert werden, um auf interne und externe Faktoren schneller reagieren zu können. Die kurzen Zyklen sowie die Ziele auf Teamebene machen den Erfolg für alle Mitarbeiter:innen kontinuierlich greifbar. Das sorgt dafür, dass der Fokus und die Ausrichtung der Aktivitäten im Unternehmen auf die wirklich wichtigen Ziele gelenkt werden.

Seid ihr bereit für die Zukunft? Durch unsere Erfahrung bei zahlreichen Kunden aus unterschiedlichen Branchen können wir Euren individuellen Ansatz gemeinsam ausarbeiten. Anhand von klaren Kriterien lässt sich feststellen, ob die OKR-Methode der optimale Ansatz für Euer Vorhaben ist. Vor der Einführung wird ein maßgeschneiderter Zielmanagement-Ansatz festgelegt. Mit unserem Ansatz acondas KEY begleiten wir Euch bei der Einführung und der Verankerung.

Ihr habt Fragen zum Thema OKR oder benötigt Unterstützung bei der Einführung? Schickt uns eine Mail an: info@acondas.com