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11 September 2019
Erfolgreiches IT-Projektmanagement mit einem modernen PMO
Wer an modernes Projektmanagement denkt, der kommt an agilen Methoden heute kaum vorbei. In unzähligen Fachartikeln beschrieben und gerade im IT- und Digitalisierungsumfeld vielfach erfolgreich verprobt, gilt Agilität manchem mittlerweile als „Gold-Standard“ des Projektmanagements. Wirft man jedoch einen Blick in den Alltag vieler IT-Abteilungen, so finden sich nach wie vor zahlreiche Projekte, bei denen Kosten- und Zeiteffizienz über „klassische“ Ansätze realisiert werden. Und das hat einen guten Grund.

Bei der Zusammenführung von IT-Systemen, IT-Carve-Outs, großen Rollouts oder IT-Kostensenkungsprojekten gilt: Die verfügbaren Mittel sind knapp, der Zeitrahmen klar vorgegeben und der kritische Pfad bekannt. Statt sich hier iterativ mit Hilfe einer agilen Vorgehensweise an die optimale Lösung heranzuarbeiten, greifen erfahrene Projektleiter auf die klassische Steuerung zurück und ergänzen diese um moderne Tools und Methoden.


Den Kern erfolgreichen IT-Projektmanagements machen die bekannten, etablierten Steuerungshebel aus:

  • - Zeit- und Meilensteinplanung mit detaillierter Planung des Go-Lives und der Hypercare-Phase.
  • - Budget-/Ressourcencontrolling, regelmäßiges Statusreporting und Integration in die Unternehmensplanung.
  • - Testplanung und -management mit effizientem Umgang mit Test-Ressourcen.
  • - Transparentes Change Request-Management mit Sichtbarkeit von Scope-Aufwuchs und Zeit- und Ressourcen-Implikationen.
  • - Business Continuity Management mit vereinbarten „Eiszeiten“ mit anderen Projekten und Business-Anforderungen.
  • - Dienstleistersteuerung mit klar definierten Anforderungen, effizientem Ausschreibungsprozess und klarer Steuerung von Lasten- und Pflichtenheften.


Mittlerweile gehen die Anforderungen an modernes IT-Projektmanagement jedoch noch weit über diese bekannten Handlungsfelder hinaus. Hierdurch gewinnt die ohnehin schon anspruchsvolle Rolle der IT-Projektleitung nochmals signifikant an Komplexität.


So haben in den letzten Jahren Punkte wie die Berücksichtigung von Datenschutz- und Compliance-Vorgaben erheblich höheres Gewicht erhalten. Die Erfüllung der hohen Anforderungen an Datenschutz und -sicherheit können am verlässlichsten durch zentrale Planung, Steuerung und Kontrolle sichergestellt werden. Eine koordinierte Berücksichtigung rechtlicher Anforderung, die frühzeitige Einbindung des Datenschutzbeauftragten und ein über das PMO gesteuertes Berechtigungsmanagement tragen dazu bei, diese Anforderungen zu erfüllen.


Auch die kontinuierliche, enge Abstimmung mit dem Business und ein aktives Change Management zur Einbeziehung aller relevanten Stakeholder sind mittlerweile bei IT-Projekten selbstverständlich. Hier bedarf es eines umfassenden Gesamtverständnisses, um durch Schnittstellen-Management Silodenken zu vermeiden, Abhängigkeiten aktiv zu steuern und wechselnde Anforderungen bei der Projektplanung zu berücksichtigen. Darüber hinaus kann ein integriertes Projekt Change-Management durch eine Einbeziehung relevanter Stakeholder die Akzeptanz von Änderungen fördern und so den Projekterfolg nachhaltig sicherstellen.


Unsere praktische Erfahrung mit dem Management großer und komplexer IT-Projekte zeigt, dass ein modernes Projektmanagement Office (PMO) dem Projektleiter effektiv dabei helfen kann, die erweiterten Herausforderungen zu meistern. Neben der umfassenden Steuerung während aller Projektphasen stellt ein an den Inhalten orientiertes PMO eine reibungslose Schnittstelle zwischen Business und IT sicher und gewährleistet die Erfüllung von Compliance-Anforderungen aller Art.

 
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Erfolgreiches IT-Projektmanagement mit einem modernen PMO
Wer an modernes Projektmanagement denkt, der kommt an agilen Methoden heute kaum vorbei. In unzähligen Fachartikeln beschrieben und gerade im IT- und Digitalisierungsumfeld vielfach erfolgreich verprobt, gilt Agilität manchem mittlerweile als „Gold-Standard“ des Projektmanagements. Wirft man jedoch einen Blick in den Alltag vieler IT-Abteilungen, so finden sich nach wie vor zahlreiche Projekte, bei denen Kosten- und Zeiteffizienz über „klassische“ Ansätze realisiert werden. Und das hat einen guten Grund.

Bei der Zusammenführung von IT-Systemen, IT-Carve-Outs, großen Rollouts oder IT-Kostensenkungsprojekten gilt: Die verfügbaren Mittel sind knapp, der Zeitrahmen klar vorgegeben und der kritische Pfad bekannt. Statt sich hier iterativ mit Hilfe einer agilen Vorgehensweise an die optimale Lösung heranzuarbeiten, greifen erfahrene Projektleiter auf die klassische Steuerung zurück und ergänzen diese um moderne Tools und Methoden.


Den Kern erfolgreichen IT-Projektmanagements machen die bekannten, etablierten Steuerungshebel aus:

  • - Zeit- und Meilensteinplanung mit detaillierter Planung des Go-Lives und der Hypercare-Phase.
  • - Budget-/Ressourcencontrolling, regelmäßiges Statusreporting und Integration in die Unternehmensplanung.
  • - Testplanung und -management mit effizientem Umgang mit Test-Ressourcen.
  • - Transparentes Change Request-Management mit Sichtbarkeit von Scope-Aufwuchs und Zeit- und Ressourcen-Implikationen.
  • - Business Continuity Management mit vereinbarten „Eiszeiten“ mit anderen Projekten und Business-Anforderungen.
  • - Dienstleistersteuerung mit klar definierten Anforderungen, effizientem Ausschreibungsprozess und klarer Steuerung von Lasten- und Pflichtenheften.


Mittlerweile gehen die Anforderungen an modernes IT-Projektmanagement jedoch noch weit über diese bekannten Handlungsfelder hinaus. Hierdurch gewinnt die ohnehin schon anspruchsvolle Rolle der IT-Projektleitung nochmals signifikant an Komplexität.


So haben in den letzten Jahren Punkte wie die Berücksichtigung von Datenschutz- und Compliance-Vorgaben erheblich höheres Gewicht erhalten. Die Erfüllung der hohen Anforderungen an Datenschutz und -sicherheit können am verlässlichsten durch zentrale Planung, Steuerung und Kontrolle sichergestellt werden. Eine koordinierte Berücksichtigung rechtlicher Anforderung, die frühzeitige Einbindung des Datenschutzbeauftragten und ein über das PMO gesteuertes Berechtigungsmanagement tragen dazu bei, diese Anforderungen zu erfüllen.


Auch die kontinuierliche, enge Abstimmung mit dem Business und ein aktives Change Management zur Einbeziehung aller relevanten Stakeholder sind mittlerweile bei IT-Projekten selbstverständlich. Hier bedarf es eines umfassenden Gesamtverständnisses, um durch Schnittstellen-Management Silodenken zu vermeiden, Abhängigkeiten aktiv zu steuern und wechselnde Anforderungen bei der Projektplanung zu berücksichtigen. Darüber hinaus kann ein integriertes Projekt Change-Management durch eine Einbeziehung relevanter Stakeholder die Akzeptanz von Änderungen fördern und so den Projekterfolg nachhaltig sicherstellen.


Unsere praktische Erfahrung mit dem Management großer und komplexer IT-Projekte zeigt, dass ein modernes Projektmanagement Office (PMO) dem Projektleiter effektiv dabei helfen kann, die erweiterten Herausforderungen zu meistern. Neben der umfassenden Steuerung während aller Projektphasen stellt ein an den Inhalten orientiertes PMO eine reibungslose Schnittstelle zwischen Business und IT sicher und gewährleistet die Erfüllung von Compliance-Anforderungen aller Art.