Elektrifizierung der Fahrzeugflotten

Wie können Unternehmen ihre Elektrifizierung von Fahrzeugflotten starten? Welche Partner müssen mit ins Boot geholt werden? Wie kann die Elektrifizierung effizient und professionell vorangetrieben werden? – Nach intensiven virtuellen Meetings zu Hürden und Painpoints fand die Workshopreihe „e-Company Car“ in der vergangenen Woche in Berlin ihren Höhepunkt und beantwortete eben solche Fragestellungen.

Am 28. Oktober hat acondas mit seinen Partnerfirmen acterience und receeda sowie 7 E-Mobility Expert:innen aus verschiedenen Branchen den Workshop e-Company Cars auf dem EUREF Campus in Berlin veranstaltet. Dabei wurden Lösungsansätze und Werkzeuge für das (Flotten) Management von Unternehmen ausgearbeitet, die ihre Fahrzeugflotten auf reine Elektrofahrzeuge umrüsten bzw. diese professionell ausbauen wollen.

Dem Workshop vorausgegangen war eine 1,5-jährige Vorbereitungsphase, in der wir mit E-Mobility Expert:innen sowie Nutzer:innen von reinen E-Firmenwagen Einführungs- und Nutzungshürden analysiert sowie erste Lösungshypothesen erarbeitet hatten.

Der Workshop hat eine unglaubliche Bandbreite und Tiefe der zu berücksichtigenden Themenfelder offenbart. Einige wesentliche Erkenntnisse:

• Kostentransparenz im Business Plan: Die Umrüstung der Fahrzeugflotte auf reine E-Fahrzeuge kostet Geld. Die Total Cost of Ownership (TCO) umfassen nicht nur Kosten für die Anschaffung der Fahrzeuge mit in der Regel höheren Bruttolistenpreisen im Vergleich zu Benzin- und Dieselfahrzeugen, sondern auch mit Zusatzkosten für den Aufbau von Ladeinfrastruktur am Arbeitsplatz und bei den Nutzer:innen zuhause, für externe Dienstleistungen und zusätzliche Mitarbeiterkapazitäten in der Administration. Damit die Umrüstung nicht auf halber Strecke liegen bleibt, ist es wichtig, dem Management volle Kostentransparenz in einem umfassenden, langfristig ausgelegten Business Plan zu bieten, mit den relevanten Kostentreibern zu hinterlegen und fortlaufend zu aktualisieren. Wichtig dabei sind außerdem Kostenvergleichsrechnungen zur konventionellen Fahrzeugflotte mit einer Darstellung des „Break Even“-Punktes, bei dem sich die Zusatzinvestitionen in die E-Flotte amortisieren und die Kostenvorteile einer E-Flotte überwiegen.
• Themenvielfalt: Vor der Einführung von E-Fahrzeugen ist eine große Vielfalt an Themen zu klären, die über das bisherige Aufgabenspektrum eines klassischen Flottenmanagers hinausgehen: das erwartete Fahr- und Ladeverhalten der Nutzer:innen, den Aufbau betrieblicher Ladeinfrastruktur, eine mögliche Unterstützung beim Aufbau privater Ladeinfrastruktur, die Abrechnung der Stromkosten, steuerliche Aspekte, Fragen der Förderung etc. Von Flottenmanagement und Fachabteilungen wird erwartet, dass sie sich das erforderliche Wissen aneignen bzw. über externe Partner bereitstellen.
• Ladeinfrastruktur: Welche Ladeinfrastruktur muss am Arbeitsplatz zur Verfügung gestellt werden? Braucht jede:r Nutzer:in eines E-Firmenwagens eine eigene Wallbox zuhause? Soll diese vom Arbeitgeber bereitgestellt oder subventioniert werden? Welche weiteren Ladeanbieter dürfen genutzt werden? Diese und zahlreiche weitere Fragen rund um das private, betriebliche und öffentliche Laden müssen geklärt werden, bevor der erste vollelektrische Firmenwagen angeschafft wird. Unsere Empfehlung dabei: Keep it simple! Es sollten einige wenige (3-5) Nutzergruppen mit ähnlichem Fahr- und Ladeverhalten differenziert werden, für die dann bestimmt Standardpakete bestehend aus geeigneten Fahrzeugtypen und Ladeinfrastruktur bereitgestellt werden.

• Abrechnung Ladekosten: Ein neues Thema in der innerbetrieblichen Abrechnung von E-Firmenwagen ist die Abrechnung der Ladekosten: Stromverbrauch, ggf. Kosten der Anschaffung und Wartung von Wallboxen, Kosten des Unterwegs-Ladens, etc. Auch hier gilt das Prinzip „Keep it simple“: Wir gehen davon aus, dass in ca. 5 Jahren alle E-Fahrzeuge mit einem Plug-and-Charge- Autocharge-System ausgestattet sein werden, bei dem das Fahrzeug selbst die geladene Strommenge und Informationen zur Ladesäule je Ladevorgang erfasst und mit entsprechenden Kostensätzen versehenen an die betrieblichen Abrechnungsstellen automatisiert weiterleitet. Bis dahin sind einfache Übergangslösungen für die Abrechnung von Ladekosten zu etablieren, die sich an die internen Reisekostenabrechnungen anlehnen. Diese sollten nur für die wesentlichen Standardfälle des Ladens (Zuhause, Betrieb und ausgewählte Anbieter für Unterwegs-Laden) sowie mit einfachen technischen Lösungen entwickelt werden.
• Change Management: Die Umstellung der Fahrzeugflotte auf reine E-Fahrzeuge ist ein umfassender Veränderungsprozess. Viele anfangs skeptische Nutzer:innen müssen mit Informationen und Fakten überzeugt, Ängste beseitigt und Erfolgsbeispiele aus der E-Flotte kommuniziert werden. Den ersten Nutzer:innen von E-Firmenwagen sollte dazu eine Plattform geboten werden, auf der sie über ihre Erfahrungen berichten können.
• Rolle Flottenmanager:in: Das klassische Flottenmanagement verändert sich: Aus dem / der Flottenmanager:in wird ein Mobility Manager mit vielen neuen Aufgaben und Kompetenzen. Neben den klassischen Aufgaben und Kompetenzen des Fuhrparkmanagements sind insbesondere Durchsetzungs- und Kommunikationsstärke, weitere fachliche Kompetenzen (z.B. im Themenfeld „Ladeinfrastruktur“) sowie der Aufbau und die Pflege eines Expertennetzwerks erfolgsentscheidend. Gleichzeitig muss das betriebliche Flottenmanagement um weitere (interne oder externe) Ressourcen verstärkt werden, um den zunächst höheren administrativen Aufwand in der Betreuung einer „hybriden“ Fahrzeugflotte stemmen zu können.

Auf den ersten Blick kommt auf die Unternehmen bei der Umstellung ihrer Fahrzeugflotten auf reine E-Fahrzeuge viel zu. Die gute Nachricht dabei: Das Flottenmanagement muss nicht alles allein machen, sondern kann tatkräftige Unterstützung aus den unternehmensinternen Fachbereichen sowie von qualifizierten externen Dienstleistern erhalten. Voraussetzung: Diese muss aktiv eingeholt werden.

Wenn Sie weitere Informationen zu den Aufgaben, Rollen, Kompetenzen und Instrumenten des Flottenmanagements bei der Einführung und dem Ausbau der Flotte auf reine E-Fahrzeuge erhalten möchten, sprechen Sie uns gerne an: info@acondas.com, Stichwort „e-Company Cars“.