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08 May 2019
Digitalisierungsprogramme effektiv steuern: Back to the roots!

Stellen Sie sich vor, Sie haben einen wichtigen Kundentermin in einer fremden Großstadt. Sie fahren mit dem Auto dorthin und müssen pünktlich vor Ort sein. Straßenführung, Gebäude und andere Wegmarken sind Ihnen fremd. Sie verlassen sich voll und ganz auf das Navi, das Sie sicher und schnell ans Ziel bringen soll. Und was macht das Navi? Es zeigt Ihnen immer nur die kommenden 200 Meter Wegstrecke, kombiniert mit Einfachansagen wie „Links abbiegen“ und „Rechts abbiegen“. Keine Routenplanung, keine geschätzte Ankunftszeit, keine Alternativen. Sicher, auch so kommen Sie irgendwann irgendwie ans Ziel – vielleicht sogar rechtzeitig. Aber hatten Sie unterwegs ein gutes Gefühl?


Vielleicht kommt Ihnen diese kleine Geschichte surreal vor. Als Analogie zu Digitalisierungsprogrammen taugt sie dennoch. Die Ziele sind bei solchen Programmen – wenn auch unscharf und veränderlich – grundsätzlich bekannt. Der Weg zu diesen Zielen folgt allerdings unbekannten Regeln („agil“): Von den Teammitgliedern wird in „Reviews“ begeistert ein Inkrement vorgeführt. Der Eindruck ist gut, man sieht ein Zwischenprodukt, das schon brauchbar ist. Aber: War der Weg dorthin effizient? Hätte es preiswertere und schnellere Möglichkeiten gegeben? Hierauf werden selten belastbare Antworten gegeben. Fragt man sich, zum Beispiel im kostenverantwortlichen Controllingbereich, woran das liegt, so stößt man schnell darauf, dass bisher kein überzeugendes, methodisches Konzept für das Management von Digitalisierungsprogrammen existiert.


Sicher, selbst sehr große Agil-Projekte mit Volumina >100 Millionen Euro sind mit skalierten Ansätzen wie Large Scale Scrum (LeSS) oder Scaled Agile Framework (SAFe) beherrschbar. Umfassende Programme jedoch, die eine Mehrzahl sowohl agil als auch klassisch gesteuerter Einzelprojekte beinhalten, sind mit diesen Ansätzen nicht greifbar. Zu groß sind die Unterschiede in den Zielen, den Ansätzen und den Vorgehensweisen der einzelnen Projekte, um mit LeSS oder SAFe erfolgreich zum Ziel zu gelangen.


Eine Rückbesinnung auf die bewährten Kernelemente erfolgreicher Projektsteuerung ist in solchen Situationen hilfreich.  Am Ende geht es auch in großen Digitalisierungsprogrammen darum, Kosten, Qualität und Zeit der Einzelprojekte im Griff zu behalten. Dazu kommt noch die richtige Auswahl, Priorisierung und ggf. Beendigung von Projekten, sprich ein effektives Portfoliomanagement, sowie die Kontrolle bestehender Risiken. Prägt man diese fünf Elemente auf zentraler Programmebene integriert aus, so schafft man eine gute Basis für wirksames Programmmanagement.


Zusätzlich ist die Fähigkeit, die steuerungsrelevanten Informationen aller Projekte im Portfolio auf einen einheitlichen Nenner zu bringen, sehr wichtig. Das bedeutet insbesondere auch für die agilen Projekte Budgetausschöpfung, Zeitziele und Meilensteinerreichung berichten zu können – realistischerweise werden Digitalisierungsprogramm in der Praxis vom Top-Management an klassischen Maßstäben wie der Meilensteinerreichung gemessen.


Glücklicherweise bieten agile Projektinstrumente hier hervorragende Möglichkeiten des Informationstransfers in den „klassischen“ Kontext: Burndown Charts unterscheiden sich kaum von der Earned-Value-Methode der Projektfortschrittsmessung bzw. lassen sich in diese überführen, Product Backlog-Schätzungen liefern laufend aktualisierte Beschreibungen des erforderlichen Restbudgets bis zum Projektende.


Die praktische Erfahrung in großen Digitalisierungsprogrammen zeigt, dass sich solche Programme effektiv in den Dimensionen Kosten, Qualität und Zeit managen lassen – auch dann, wenn sich unter den Einzelprojekten klassisch und agil gesteuerte Aktivitäten mischen. Voraussetzung ist ein integriertes, pragmatisch ausgeprägtes Steuerungsinstrumentarium, dass alle wesentlichen Dimensionen des Projekterfolgs adressiert und mit dem es gelingt, die relevanten Informationen agiler Projekte für die „klassische“ Gesamtprogrammsteuerung verständlich zu machen. Mithin: nicht ein methodisches „silver bullet“ wie LeSS oder SAFe macht große Digitalisierungsprogramme beherrschbar, sondern ein sinnvoll angewandter Kanon bekannter Instrumente und Techniken – „back to the roots“ in neuem Umfeld.


 
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Digitalisierungsprogramme effektiv steuern: Back to the roots!

Stellen Sie sich vor, Sie haben einen wichtigen Kundentermin in einer fremden Großstadt. Sie fahren mit dem Auto dorthin und müssen pünktlich vor Ort sein. Straßenführung, Gebäude und andere Wegmarken sind Ihnen fremd. Sie verlassen sich voll und ganz auf das Navi, das Sie sicher und schnell ans Ziel bringen soll. Und was macht das Navi? Es zeigt Ihnen immer nur die kommenden 200 Meter Wegstrecke, kombiniert mit Einfachansagen wie „Links abbiegen“ und „Rechts abbiegen“. Keine Routenplanung, keine geschätzte Ankunftszeit, keine Alternativen. Sicher, auch so kommen Sie irgendwann irgendwie ans Ziel – vielleicht sogar rechtzeitig. Aber hatten Sie unterwegs ein gutes Gefühl?


Vielleicht kommt Ihnen diese kleine Geschichte surreal vor. Als Analogie zu Digitalisierungsprogrammen taugt sie dennoch. Die Ziele sind bei solchen Programmen – wenn auch unscharf und veränderlich – grundsätzlich bekannt. Der Weg zu diesen Zielen folgt allerdings unbekannten Regeln („agil“): Von den Teammitgliedern wird in „Reviews“ begeistert ein Inkrement vorgeführt. Der Eindruck ist gut, man sieht ein Zwischenprodukt, das schon brauchbar ist. Aber: War der Weg dorthin effizient? Hätte es preiswertere und schnellere Möglichkeiten gegeben? Hierauf werden selten belastbare Antworten gegeben. Fragt man sich, zum Beispiel im kostenverantwortlichen Controllingbereich, woran das liegt, so stößt man schnell darauf, dass bisher kein überzeugendes, methodisches Konzept für das Management von Digitalisierungsprogrammen existiert.


Sicher, selbst sehr große Agil-Projekte mit Volumina >100 Millionen Euro sind mit skalierten Ansätzen wie Large Scale Scrum (LeSS) oder Scaled Agile Framework (SAFe) beherrschbar. Umfassende Programme jedoch, die eine Mehrzahl sowohl agil als auch klassisch gesteuerter Einzelprojekte beinhalten, sind mit diesen Ansätzen nicht greifbar. Zu groß sind die Unterschiede in den Zielen, den Ansätzen und den Vorgehensweisen der einzelnen Projekte, um mit LeSS oder SAFe erfolgreich zum Ziel zu gelangen.


Eine Rückbesinnung auf die bewährten Kernelemente erfolgreicher Projektsteuerung ist in solchen Situationen hilfreich.  Am Ende geht es auch in großen Digitalisierungsprogrammen darum, Kosten, Qualität und Zeit der Einzelprojekte im Griff zu behalten. Dazu kommt noch die richtige Auswahl, Priorisierung und ggf. Beendigung von Projekten, sprich ein effektives Portfoliomanagement, sowie die Kontrolle bestehender Risiken. Prägt man diese fünf Elemente auf zentraler Programmebene integriert aus, so schafft man eine gute Basis für wirksames Programmmanagement.


Zusätzlich ist die Fähigkeit, die steuerungsrelevanten Informationen aller Projekte im Portfolio auf einen einheitlichen Nenner zu bringen, sehr wichtig. Das bedeutet insbesondere auch für die agilen Projekte Budgetausschöpfung, Zeitziele und Meilensteinerreichung berichten zu können – realistischerweise werden Digitalisierungsprogramm in der Praxis vom Top-Management an klassischen Maßstäben wie der Meilensteinerreichung gemessen.


Glücklicherweise bieten agile Projektinstrumente hier hervorragende Möglichkeiten des Informationstransfers in den „klassischen“ Kontext: Burndown Charts unterscheiden sich kaum von der Earned-Value-Methode der Projektfortschrittsmessung bzw. lassen sich in diese überführen, Product Backlog-Schätzungen liefern laufend aktualisierte Beschreibungen des erforderlichen Restbudgets bis zum Projektende.


Die praktische Erfahrung in großen Digitalisierungsprogrammen zeigt, dass sich solche Programme effektiv in den Dimensionen Kosten, Qualität und Zeit managen lassen – auch dann, wenn sich unter den Einzelprojekten klassisch und agil gesteuerte Aktivitäten mischen. Voraussetzung ist ein integriertes, pragmatisch ausgeprägtes Steuerungsinstrumentarium, dass alle wesentlichen Dimensionen des Projekterfolgs adressiert und mit dem es gelingt, die relevanten Informationen agiler Projekte für die „klassische“ Gesamtprogrammsteuerung verständlich zu machen. Mithin: nicht ein methodisches „silver bullet“ wie LeSS oder SAFe macht große Digitalisierungsprogramme beherrschbar, sondern ein sinnvoll angewandter Kanon bekannter Instrumente und Techniken – „back to the roots“ in neuem Umfeld.