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19.August 2020
Virtual Hacks: Best-Practices für die Arbeit aus dem Home Office

Die Remote-Arbeit, die viele von uns durch die aktuelle Situation erleben, verändert unseren beruflichen Alltag und den Umgang miteinander maßgeblich. Diese Veränderung hat aber auch ihre positiven Seiten: Wir lernen unsere digitalen Tools nicht nur viel besser kennen, wir lernen sie auch viel mehr wertzuschätzen. Denn wie würde unser aktueller Alltag ohne Skype, Zoom, WhatsApp oder, ganz „old-school“ dem Telefon aussehen? 

In unserer neuen Serie #virtualHacks möchten wir den Blick auf die positiven Effekte dieses veränderten Berufsalltags richten und Ihnen einige Tipps an die Hand geben, mit denen die Herausforderungen, die sich aus dem Homeoffice ergeben, problemlos gemeistert werden können.

#virtualHack1

Das Ankommen im Büro und der tägliche Austausch mit den Kollegen bzw. dem Team fehlt uns allen sehr, das ist außer Frage. Wie wir aber trotzdem einen Überblick über den aktuellen Stand einer Aufgabe oder in einem Projekt erhalten, kann mithilfe agiler Elemente erreicht werden. Ein täglicher (kurzer) Check-In und Check-Out wirken Wunder und stärken den Teamzusammenhalt. Wählen Sie sich jeden Morgen und Nachmittag für maximal 15 Minuten zusammen, um die erreichten Ziele, die offenen ToDos bzw. wichtige Informationen kurz zu teilen.

#virtualHack2

Kennen Sie das: Sie wählen sich zu einer Telefonkonferenz ein und zu Beginn herrscht nur unangenehmes Schweigen? Es ist einfach viel schwieriger die Gemütslage des Gegenübers über digitale Wege zu erfassen. Ein Icebreaker für diese Situationen sind Aufwärmübungen, das nimmt den Druck und lockert die Situation auf. Planen Sie zu Beginn ihrer Telko 5 Minuten für eine Mood-Abfrage oder Aufwärmübung ein. Dies kann zum Beispiel ganz einfach in Form einer mündlichen Abfrage erfolgen (Telefonkonferenz).

#virtualHack3

Um auch beim virtuellen Zusammenkommen ein methodisches Vorgehen zu gewährleisten, hilft es oftmals den Beteiligten Rollen zuzuweisen. Dies ermöglicht zum einen eine umfassende Strukturiertheit des Meetings und zum anderen die Involviertheit aller Beteiligten. Folgende Rollen sind besonders hilfreich und können in jedem kleineren oder größeren Meeting unkompliziert umgesetzt werden:


Moderator: Führt durch die anstehende Agenda und strukturiert die Themen nach Wichtigkeit


Action Taker: Nimmt neue To-Do’s in die Agenda auf


Time Keeper: Behält die Uhr im Blick und teilt die Zeit den Themen entsprechend passend ein


Beobachter: Gibt Feedback zu den einzelnen Themen und fasst zusammen

#virtualHack4

Um die Rollenverteilung ging es schon in unserem letzten virtuellen Hack. Diesmal geht es aber nicht um den methodischen Ansatz, sondern um verschiedene inhaltliche Perspektiven. Die 6 Denkhüte eignen sich besonders, um die Interaktivität und Diskussionsteilnahme anzuregen. Dafür haben die Teilnehmer „unterschiedliche Hüte“ auf, von denen jeder eine bestimmte Denkweise widerspiegelt.

 

Weißer Hut: Der Analytische sammelt auf möglichst objektive Weise Zahlen und Fakten. Er unterstützt die Gruppe, einen ersten Überblick über einen Sachverhalt zu erlangen.


Schwarzer Hut: Der Kritische hinterfragt die Dinge aus einer kritischen, aber dennoch objektiven Perspektive. Ein Beispiel dafür ist die Risikoabschätzung einer Aufgabe.


Blauer Hut: Der Ordnende sorgt für den nötigen Überblick. Mit diesem Hut ist es die Aufgabe, den Sachverhalt zu strukturieren und Gesagtes zusammenzufassen.


Roter Hut: Der Emotionale wird durch sein Bauchgefühl geleitet. Sowohl positive als auch negative Emotionen wie Ängste, Zweifel, Hoffnungen erhalten durch diesen Hut ihren Ausdruck.


Gelber Hut: Der Optimistische hebt Chancen und Potentiale einer Aufgabe hervor, ohne dabei die Objektivität aus den Augen zu verlieren.


Grüner Hut: Der Kreative denkt immer ein Stück weiter. Er bringt neue Ideen ein, die durchaus unrealistisch sein dürfen.

#virtualHack5

Das Whiteboard ist ein denkbar simples Tool und trotzdem hilft es uns enorm, Workshops und Meetings interaktiver zu gestalten. Auch die Einsatzmöglichkeiten sind praktisch unbegrenzt: Es ermöglicht uns, Ideen während eines Brainstormings zu sammeln, komplexe Zusammenhänge zu visualisieren, vorhandene Konzepte zu strukturieren und vieles mehr. Auch in virtuellen Meetings können wir von den Vorzügen des Whiteboards in vielfältiger Weise profitieren. Die Funktion ist in fast allen gängigen Messenger-Diensten verfügbar.


Teams: Laden Sie alle Teilnehmer zu dem entsprechenden Meeting oder Workshop ein. Klicken Sie auf das „Teilen“-Symbol in der mittigen Leiste am unteren Bildschirmrand. Wählen Sie nun „Whiteboard“ aus und werden Sie kreativ!


Skype: Öffnen Sie das Chatfenster. Klicken Sie auf das rechte Symbol „Inhalt freigeben“ unterhalb des Texteingabefeldes und dann auf „Mehr“. Wählen Sie „Whiteboard“ aus und starten Sie Ihr interaktives Meeting! 


Zoom: Starten Sie Ihr Zoom-Meeting wie gewohnt. Bewegen Sie Ihren Maus-Cursor zum unteren Bildschirmrand und klicken Sie auf das grüne Symbol „Share Screen“. Wählen Sie „Whiteboard“ aus und klicken Sie auf „Share“. Als Zusatzfunktion können Sie die Namen neben den erstellten Inhalten sichtbar machen. Dies ist besonders bei Teamaufgaben hilfreich. Dazu bewegen Sie den Maus-Cursor an den oberen Bildschirmrand. Nun erscheint eine Leiste. Klicken Sie rechts auf die drei Punkte „More“. Dort wählen Sie die Option „Show Names of Annotations“ aus. Nun können Sie gemeinsam mit allen Teilnehmern neue Ideen generieren!

#virtualHack6

Was ist die ideale Ergänzung zum virtuellen Whiteboard? Richtig! Das Umfrage-Tool. Nie war es leichter, Meinungen und Gefühle Ihrer Meeting-Teilnehmer abzufragen. Lassen Sie Ihre Teilnehmer zu einem beliebigen Thema oder einer Frage in Ihrem bevorzugten Messenger-Dienst einfach abstimmen und stellen Sie das Ergebnis unmittelbar dar. Wie das geht, verraten wir Ihnen hier:

 

Teams: Starten Sie Ihre Online-Besprechung wie gewohnt. Bewegen Sie Ihren Cursor zum unteren Bildschirmrand, dort befindet sich der Button „Formulare“ (oder engl. „Forms“). Falls Sie diese Teams-App nicht vorfinden, klicken Sie auf die drei Punkte. Geben Sie „Formulare“ (oder engl. „Forms“) ein und wählen Sie das Ergebnis aus. Klicken Sie auf „Hinzufügen“. Nun öffnet sich das Umfrage-Fenster. Dort können Sie eine Frage sowie mehrere Antwortmöglichkeiten eingeben und Ihre Umfrage starten.

 

Skype: Öffnen Sie das Chatfenster. Klicken Sie auf das rechte Symbol „Inhalt freigeben“ unterhalb des Texteingabefeldes. Wählen Sie „Mehr“ aus. Wählen Sie „Umfrage“ aus. Tragen Sie einen Umfragen-Titel, eine Frage sowie die Antwortoptionen ein und klicken Sie auf „Erstellen“. Nun können alle Meeting-Teilnehmer ihre Stimme abgeben. Sie haben außerdem die Möglichkeit, unterschiedliche Optionen auszuwählen. Klicken Sie dafür am unteren linken Rand des Umfrage-Bildschirms auf „Umfrageaktionen“. Dort können Sie zum Beispiel das Umfrageergebnis speichern, die Antwortmöglichkeiten nachträglich ändern oder auch die Option auswählen, das Ergebnis für alle Teilnehmer sichtbar zu machen. Viel Spaß beim Ausprobieren!

 

Zoom: Um eine Umfrage während eines Zoom Meetings durchzuführen, muss diese zuvor angelegt werden. Stellen Sie zunächst sicher, dass die Funktion „Umfrage“ in Ihren Einstellungen aktiviert ist (Wie das geht, erfahren Sie hier). Starten Sie ihr geplantes Meeting. Gehen Sie auf „Meine Meetings“ und anschließend auf „verwalten“. Am Ende finden sie die Option „Umfrage“. Wählen Sie „Hinzufügen“ aus und geben Sie die Frage sowie Antwortmöglichkeiten ein. Optional können Sie durch Aktivierung des Kontrollkästchens die Umfrage anonym durchführen. Klicken Sie auf „Speichern“. Nun starten Sie Ihr Zoom Meeting und klicken zu gegebenem Zeitpunkt in der Menüleiste auf „Abfrage“. Markieren Sie die Umfrage, die Sie durchführen möchten, und klicken Sie anschließend auf „Umfrage starten“. 

#virtualHack7

Gestalten Sie die Zeit in der Workshop-Pause. Erstellen Sie dafür bis zu drei Chaträume zu verschiedenen Themen mittels ihrer Kommunikationssoftware, wie Skype, Zoom und MS Teams. Zum Beispiel „Fußball“, „Hobbies“ und „Neues aus der Welt“. In den einzelnen Chaträumen können sich Ihre Teilnehmer zu den jeweiligen Themen austauschen. Kopieren Sie die Links zu den Chaträumen in ihre Power-Point-Präsentation. Wenn die Pause beginnt, lassen Sie die Teilnehmer die Chaträume einfach aussuchen.


MS Teams: Bei MS Team können Sie einfach Kanäle zu ihrem Workshopteam hinzufügen. In den einzelnen Chaträumen können sich Ihre Teilnehmer zu den jeweiligen Themen austauschen.


Skype / Zoom: Bei Skype und Zoom können Sie die Pausen als separate Termine einstellen. Der Anruf der Workshop-Besprechung wird während der Pausenzeit gehalten. Über den Chat könne Sie über die Fortsetzung des Workshops informieren.
#virtualHack8

Machen Sie es sich zu Nutze das heutzutage jeder sein Smartphone bei Terminen dabei hat, und lassen Sie die Teilnehmer über ihre Handys zu Themen abstimmen. So treffen Sie gemeinsame Entscheidungen schneller, können Meinungsbilder effizienter darstellen, binden alle Teilnehmer aktiv ein und können anschließend über das Ergebnis diskutieren. Bereiten Sie Ihre Fragen einfach online vor. Kopieren Sie den Code zu den Fragen und den Link zur Webseite in Ihre Präsentation. Im Meeting können die Teilnehmer mit ihrem Smartphone die Seite aufrufen, den Code eingeben und die Fragen beantworten.


Mentimeter: Bei Mentimeter können Sie zwischen verschiedene Fragetypen, Quizwettbewerben, Inhaltsfolien und der Visualisierung auswählen (u.a. Multiple Choice, Word Cloud, Scales, Ranking, etc.), um so Ihr Thema für Ihre Meeting-Teilnehmer vorzubereiten.


Slido: Mit Slido können Sie in Ihren Online-Meetings ihren Q&A-Block interaktiver gestalten, Umfragen und Quizze durchführen, sowie Brainstorming-Sessions anhalten.


Kahoot: Dieser Anbieter kommt in einem farbenfrohen und verspielten Design daher. Umfragen mittels kahoot eigenen sich gut für kreative Workshops mit dem Team, weniger für Managementpräsentationen. Bei kahoot können Sie interaktive Quiz durchführen, eine Diskussion anstoßen, Meinungen und Stimmungen abfragen, sowie ein Spiel spielen, bei dem vier Antwortmöglichkeiten in die richtige Reihenfolge gebracht werden müssen.

 
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Virtual Hacks: Best-Practices für die Arbeit aus dem Home Office

Die Remote-Arbeit, die viele von uns durch die aktuelle Situation erleben, verändert unseren beruflichen Alltag und den Umgang miteinander maßgeblich. Diese Veränderung hat aber auch ihre positiven Seiten: Wir lernen unsere digitalen Tools nicht nur viel besser kennen, wir lernen sie auch viel mehr wertzuschätzen. Denn wie würde unser aktueller Alltag ohne Skype, Zoom, WhatsApp oder, ganz „old-school“ dem Telefon aussehen? 

In unserer neuen Serie #virtualHacks möchten wir den Blick auf die positiven Effekte dieses veränderten Berufsalltags richten und Ihnen einige Tipps an die Hand geben, mit denen die Herausforderungen, die sich aus dem Homeoffice ergeben, problemlos gemeistert werden können.

#virtualHack1

Das Ankommen im Büro und der tägliche Austausch mit den Kollegen bzw. dem Team fehlt uns allen sehr, das ist außer Frage. Wie wir aber trotzdem einen Überblick über den aktuellen Stand einer Aufgabe oder in einem Projekt erhalten, kann mithilfe agiler Elemente erreicht werden. Ein täglicher (kurzer) Check-In und Check-Out wirken Wunder und stärken den Teamzusammenhalt. Wählen Sie sich jeden Morgen und Nachmittag für maximal 15 Minuten zusammen, um die erreichten Ziele, die offenen ToDos bzw. wichtige Informationen kurz zu teilen.

#virtualHack2

Kennen Sie das: Sie wählen sich zu einer Telefonkonferenz ein und zu Beginn herrscht nur unangenehmes Schweigen? Es ist einfach viel schwieriger die Gemütslage des Gegenübers über digitale Wege zu erfassen. Ein Icebreaker für diese Situationen sind Aufwärmübungen, das nimmt den Druck und lockert die Situation auf. Planen Sie zu Beginn ihrer Telko 5 Minuten für eine Mood-Abfrage oder Aufwärmübung ein. Dies kann zum Beispiel ganz einfach in Form einer mündlichen Abfrage erfolgen (Telefonkonferenz).

#virtualHack3

Um auch beim virtuellen Zusammenkommen ein methodisches Vorgehen zu gewährleisten, hilft es oftmals den Beteiligten Rollen zuzuweisen. Dies ermöglicht zum einen eine umfassende Strukturiertheit des Meetings und zum anderen die Involviertheit aller Beteiligten. Folgende Rollen sind besonders hilfreich und können in jedem kleineren oder größeren Meeting unkompliziert umgesetzt werden:


Moderator: Führt durch die anstehende Agenda und strukturiert die Themen nach Wichtigkeit


Action Taker: Nimmt neue To-Do’s in die Agenda auf


Time Keeper: Behält die Uhr im Blick und teilt die Zeit den Themen entsprechend passend ein


Beobachter: Gibt Feedback zu den einzelnen Themen und fasst zusammen

#virtualHack4

Um die Rollenverteilung ging es schon in unserem letzten virtuellen Hack. Diesmal geht es aber nicht um den methodischen Ansatz, sondern um verschiedene inhaltliche Perspektiven. Die 6 Denkhüte eignen sich besonders, um die Interaktivität und Diskussionsteilnahme anzuregen. Dafür haben die Teilnehmer „unterschiedliche Hüte“ auf, von denen jeder eine bestimmte Denkweise widerspiegelt.

 

Weißer Hut: Der Analytische sammelt auf möglichst objektive Weise Zahlen und Fakten. Er unterstützt die Gruppe, einen ersten Überblick über einen Sachverhalt zu erlangen.


Schwarzer Hut: Der Kritische hinterfragt die Dinge aus einer kritischen, aber dennoch objektiven Perspektive. Ein Beispiel dafür ist die Risikoabschätzung einer Aufgabe.


Blauer Hut: Der Ordnende sorgt für den nötigen Überblick. Mit diesem Hut ist es die Aufgabe, den Sachverhalt zu strukturieren und Gesagtes zusammenzufassen.


Roter Hut: Der Emotionale wird durch sein Bauchgefühl geleitet. Sowohl positive als auch negative Emotionen wie Ängste, Zweifel, Hoffnungen erhalten durch diesen Hut ihren Ausdruck.


Gelber Hut: Der Optimistische hebt Chancen und Potentiale einer Aufgabe hervor, ohne dabei die Objektivität aus den Augen zu verlieren.


Grüner Hut: Der Kreative denkt immer ein Stück weiter. Er bringt neue Ideen ein, die durchaus unrealistisch sein dürfen.

#virtualHack5

Das Whiteboard ist ein denkbar simples Tool und trotzdem hilft es uns enorm, Workshops und Meetings interaktiver zu gestalten. Auch die Einsatzmöglichkeiten sind praktisch unbegrenzt: Es ermöglicht uns, Ideen während eines Brainstormings zu sammeln, komplexe Zusammenhänge zu visualisieren, vorhandene Konzepte zu strukturieren und vieles mehr. Auch in virtuellen Meetings können wir von den Vorzügen des Whiteboards in vielfältiger Weise profitieren. Die Funktion ist in fast allen gängigen Messenger-Diensten verfügbar.


Teams: Laden Sie alle Teilnehmer zu dem entsprechenden Meeting oder Workshop ein. Klicken Sie auf das „Teilen“-Symbol in der mittigen Leiste am unteren Bildschirmrand. Wählen Sie nun „Whiteboard“ aus und werden Sie kreativ!


Skype: Öffnen Sie das Chatfenster. Klicken Sie auf das rechte Symbol „Inhalt freigeben“ unterhalb des Texteingabefeldes und dann auf „Mehr“. Wählen Sie „Whiteboard“ aus und starten Sie Ihr interaktives Meeting! 


Zoom: Starten Sie Ihr Zoom-Meeting wie gewohnt. Bewegen Sie Ihren Maus-Cursor zum unteren Bildschirmrand und klicken Sie auf das grüne Symbol „Share Screen“. Wählen Sie „Whiteboard“ aus und klicken Sie auf „Share“. Als Zusatzfunktion können Sie die Namen neben den erstellten Inhalten sichtbar machen. Dies ist besonders bei Teamaufgaben hilfreich. Dazu bewegen Sie den Maus-Cursor an den oberen Bildschirmrand. Nun erscheint eine Leiste. Klicken Sie rechts auf die drei Punkte „More“. Dort wählen Sie die Option „Show Names of Annotations“ aus. Nun können Sie gemeinsam mit allen Teilnehmern neue Ideen generieren!

#virtualHack6

Was ist die ideale Ergänzung zum virtuellen Whiteboard? Richtig! Das Umfrage-Tool. Nie war es leichter, Meinungen und Gefühle Ihrer Meeting-Teilnehmer abzufragen. Lassen Sie Ihre Teilnehmer zu einem beliebigen Thema oder einer Frage in Ihrem bevorzugten Messenger-Dienst einfach abstimmen und stellen Sie das Ergebnis unmittelbar dar. Wie das geht, verraten wir Ihnen hier:

 

Teams: Starten Sie Ihre Online-Besprechung wie gewohnt. Bewegen Sie Ihren Cursor zum unteren Bildschirmrand, dort befindet sich der Button „Formulare“ (oder engl. „Forms“). Falls Sie diese Teams-App nicht vorfinden, klicken Sie auf die drei Punkte. Geben Sie „Formulare“ (oder engl. „Forms“) ein und wählen Sie das Ergebnis aus. Klicken Sie auf „Hinzufügen“. Nun öffnet sich das Umfrage-Fenster. Dort können Sie eine Frage sowie mehrere Antwortmöglichkeiten eingeben und Ihre Umfrage starten.

 

Skype: Öffnen Sie das Chatfenster. Klicken Sie auf das rechte Symbol „Inhalt freigeben“ unterhalb des Texteingabefeldes. Wählen Sie „Mehr“ aus. Wählen Sie „Umfrage“ aus. Tragen Sie einen Umfragen-Titel, eine Frage sowie die Antwortoptionen ein und klicken Sie auf „Erstellen“. Nun können alle Meeting-Teilnehmer ihre Stimme abgeben. Sie haben außerdem die Möglichkeit, unterschiedliche Optionen auszuwählen. Klicken Sie dafür am unteren linken Rand des Umfrage-Bildschirms auf „Umfrageaktionen“. Dort können Sie zum Beispiel das Umfrageergebnis speichern, die Antwortmöglichkeiten nachträglich ändern oder auch die Option auswählen, das Ergebnis für alle Teilnehmer sichtbar zu machen. Viel Spaß beim Ausprobieren!

 

Zoom: Um eine Umfrage während eines Zoom Meetings durchzuführen, muss diese zuvor angelegt werden. Stellen Sie zunächst sicher, dass die Funktion „Umfrage“ in Ihren Einstellungen aktiviert ist (Wie das geht, erfahren Sie hier). Starten Sie ihr geplantes Meeting. Gehen Sie auf „Meine Meetings“ und anschließend auf „verwalten“. Am Ende finden sie die Option „Umfrage“. Wählen Sie „Hinzufügen“ aus und geben Sie die Frage sowie Antwortmöglichkeiten ein. Optional können Sie durch Aktivierung des Kontrollkästchens die Umfrage anonym durchführen. Klicken Sie auf „Speichern“. Nun starten Sie Ihr Zoom Meeting und klicken zu gegebenem Zeitpunkt in der Menüleiste auf „Abfrage“. Markieren Sie die Umfrage, die Sie durchführen möchten, und klicken Sie anschließend auf „Umfrage starten“. 

#virtualHack7

Gestalten Sie die Zeit in der Workshop-Pause. Erstellen Sie dafür bis zu drei Chaträume zu verschiedenen Themen mittels ihrer Kommunikationssoftware, wie Skype, Zoom und MS Teams. Zum Beispiel „Fußball“, „Hobbies“ und „Neues aus der Welt“. In den einzelnen Chaträumen können sich Ihre Teilnehmer zu den jeweiligen Themen austauschen. Kopieren Sie die Links zu den Chaträumen in ihre Power-Point-Präsentation. Wenn die Pause beginnt, lassen Sie die Teilnehmer die Chaträume einfach aussuchen.


MS Teams: Bei MS Team können Sie einfach Kanäle zu ihrem Workshopteam hinzufügen. In den einzelnen Chaträumen können sich Ihre Teilnehmer zu den jeweiligen Themen austauschen.


Skype / Zoom: Bei Skype und Zoom können Sie die Pausen als separate Termine einstellen. Der Anruf der Workshop-Besprechung wird während der Pausenzeit gehalten. Über den Chat könne Sie über die Fortsetzung des Workshops informieren.
#virtualHack8

Machen Sie es sich zu Nutze das heutzutage jeder sein Smartphone bei Terminen dabei hat, und lassen Sie die Teilnehmer über ihre Handys zu Themen abstimmen. So treffen Sie gemeinsame Entscheidungen schneller, können Meinungsbilder effizienter darstellen, binden alle Teilnehmer aktiv ein und können anschließend über das Ergebnis diskutieren. Bereiten Sie Ihre Fragen einfach online vor. Kopieren Sie den Code zu den Fragen und den Link zur Webseite in Ihre Präsentation. Im Meeting können die Teilnehmer mit ihrem Smartphone die Seite aufrufen, den Code eingeben und die Fragen beantworten.


Mentimeter: Bei Mentimeter können Sie zwischen verschiedene Fragetypen, Quizwettbewerben, Inhaltsfolien und der Visualisierung auswählen (u.a. Multiple Choice, Word Cloud, Scales, Ranking, etc.), um so Ihr Thema für Ihre Meeting-Teilnehmer vorzubereiten.


Slido: Mit Slido können Sie in Ihren Online-Meetings ihren Q&A-Block interaktiver gestalten, Umfragen und Quizze durchführen, sowie Brainstorming-Sessions anhalten.


Kahoot: Dieser Anbieter kommt in einem farbenfrohen und verspielten Design daher. Umfragen mittels kahoot eigenen sich gut für kreative Workshops mit dem Team, weniger für Managementpräsentationen. Bei kahoot können Sie interaktive Quiz durchführen, eine Diskussion anstoßen, Meinungen und Stimmungen abfragen, sowie ein Spiel spielen, bei dem vier Antwortmöglichkeiten in die richtige Reihenfolge gebracht werden müssen.