acondas NEXT®: Top-down oder Bottom-up, klassisch oder agil? Auswahl eines geeigneten Ansatzes für Maßnahmenprogramme
Programme zur Leistungsverbesserung können vielfältige Ziele verfolgen: Die Verbesserung von Effizienz und Effektivität, eine Reduktion von Kosten oder Kapitalbindung, die Steigerung von Umsatz, Qualität oder Mitarbeiterzufriedenheit. All diese Programme haben eine Gemeinsamkeit: Sie werden in der Regel durch eine Vielzahl an Einzelmaßnahmen umgesetzt.
Derartige Maßnahmenprogramme können generell auf zweierlei Art und Weise ablaufen:
In der Vergangenheit dominierte der klassische Top-down-Ansatz. Dieser sieht die zentrale Vorgabe der Optimierungsziele und Verbesserungshebel – häufig durch die oberste Unternehmensführung – mit anschließender Abarbeitung und Umsetzung der Maßnahmen in der Linie vor. Die Abfolge der einzelnen Schritte findet sequenziell statt.
Unserer Erfahrung nach kann im Vergleich zum klassischen Vorgehen in bestimmten Fällen ein agiler, dezentraler Bottom-up-Ansatz bessere und schnellere Ergebnisse erzielen: Und zwar immer dann, wenn Freiräume für neue Lösungsansätze vorhanden sind und qualifizierte, engagierte Mitarbeiter im Programm mitarbeiten wollen. Denn von Mitarbeitern eingebrachte Ideen führen zu einer stärkeren Identifikation mit den erarbeiteten Maßnahmen sowie einer konsequenteren und schnelleren Umsetzung.
Unser Projektansatz acondas NEXT® kann beide Vorgehensweisen bedienen. Eine besondere Stärke ist dabei unser integriertes Projekt- und Change-Management, eine Kombination aus stringentem Projektmanagement und frühzeitig einsetzendem Veränderungsmanagement, um schnelle sowie nachhaltige Effekte zu erzielen.
Wie sieht die Abfolge der einzelnen Schritte beim agilen Vorgehen aus? Im ersten Schritt der Strategieentwicklung wird lediglich eine Vision festgelegt, die für die weiteren agilen Schritte der Projektteams als Basis dient. Daneben wird die Bewertungsbasis („Baseline“) für die spätere Maßnahmenbewertung zentral bestimmt. Danach werden im Rahmen einer kurzen Analyse in den einzelnen operativen Einheiten Verbesserungsideen und -ansätze gesammelt, grob priorisiert und in einer strukturierten Liste („Product Backlog“) abgelegt. Im Anschluss werden in den operativen Einheiten in einer Abfolge mehrerer „Sprints“ mit jeweils gleicher Dauer die Ideen aus dem Backlog zu Einzelmaßnahmen detailliert und in einem standardisierten Bewertungsblatt hinsichtlich ihres Zielbeitrags und ihrer Risiken bewertet (Maßnahmenbewertung). Am Ende eines jeden Sprints werden alle vollständig detaillierten und bewerteten Maßnahmenvorschläge einem Entscheidungsgremium zur Freigabe vorgelegt. Für die freigegebenen Maßnahmen werden im Folgesprint die Umsetzungsschritte und -voraussetzungen geplant (Maßnahmenplanung). Das „Product Backlog“ wird somit sukzessive von Sprint zu Sprint ab- und das Maßnahmenprogramm aufgebaut. Sobald die Umsetzungsplanung einer Maßnahme abgeschlossen ist, beginnt direkt die Maßnahmenumsetzung entweder durch das Projektteam selbst oder durch ein Umsetzungsteam aus der Linie, um Geschwindigkeit bei der Umsetzung und Effektrealisierung zu gewinnen. Teilweise kann es auch hilfreich sein, mehrere Maßnahmen zu bündeln, um Synergieeffekte zu erzielen bzw. komplexere Veränderungsvorhaben stringent durchzuführen. Das Nachhalten der Umsetzungsschritte erfolgt eigenverantwortlich durch die jeweiligen Umsetzungsverantwortlichen, das Nachhalten der Erzielung der gewünschten Effekte zentral durch das Controlling (Effektcontrolling).
Sowohl der Top-down- als auch der Bottom-up-Ansatz haben ihre Daseinsberechtigung. Die Wahl des geeigneten Vorgehens erfolgt in Abhängigkeit von Zielsetzung und Rahmenbedingungen des jeweiligen Maßnahmenprogramms.
acondas NEXT® unterstützt beide möglichen Vorgehensweisen und sichert ein stringentes Vorgehen. Mit unserer langjährigen Erfahrung aus vielfältigen Maßnahmenprogrammen (Effizienz- und Effektivitätssteigerungs-, Kostensenkungs-, Wachstums-, Innovations-, Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheits- sowie Digitalisierungsprogramme) bringen wir im Rahmen der Umsetzung ein starkes Methodenwissen sowie viele fachliche Impulse ein.
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